De eerste vereiste van een folder is dat deze een perfecte afspiegeling vormt van het onderwerp. Dit onderwerp kan bestaan uit één of meerdere producten, een organisatie of een evenement. De folder moet de lezer zo goed en eerlijk mogelijk voorlichten zodat deze na het doorlezen van de folder een helder beeld heeft van het onderwerp. Aandacht en vertrouwen zijn in het digitale tijdperk uitermate belangrijk (iedereen wordt immers overstelpt met een overvloed aan informatie). Eerlijk en informatief zijn daarom uitgangspunten bij het ontwerpen van een goede folder. Daarnaast moet de folder ook goed aansluiten bij de achterliggende website; deze ligt als het ware in het verlengde van de folder (de lezer hoeft slechts ‘door te klikken’).

Wie investeert in een folder wil graag dat deze investering een redelijke tijd meegaat. Dat geldt zowel voor de aanbieder als voor de lezer. In de praktijk komt dat neer op het weergeven van slechts de ‘bovenste’ lagen van de informatiestructuur. Immers, hoe verder naar beneden in deze structuur hoe gedetailleerder en dus veranderlijker (en meer tijdgebonden) de informatie wordt. Na het lezen van de folder heeft men een stabiel beeld van het onderwerp. Meer recente of uitgebreide informatie is te vinden op de achterliggende website. Alleen folders met een stabiele structuur zijn voor de lezer de moeite waard om zorgvuldig te bewaren; men heeft er immers jaren plezier van. Goede folders vormen een mooi persoonlijk archief.

Onderzoek heeft aangetoond dat een manager gemiddeld slechts 11 minuten ongestoord kan werken. Als aanbieder van informatie moet je dus rekening houden met deze korte aandachtsperiode; ‘langere’ onderwerpen komen immers op de stapel terecht. Met andere woorden; een folder wordt gelezen, een rapport niet. Een folder mag daarom zeker niet meer dan 10 pagina’s bevatten, met duidelijke kopjes, subkopjes, inzetjes, samenvattingen en beeldmateriaal zodat de lezer de folder gericht kan doorzoeken. Door deze gelaagdheid en variatie is de folder bijna op een interactieve manier te lezen. Vrijwel iedereen zal een dergelijke manier van lezen ervaren als ontspannend, dit in tegenstelling tot de eindeloze teksten van rapporten, verslagen en notulen.

1. Een goede folder is representatief

2. Een goede folder is stabiel

3. Een goede folder is bondig

De drie kenmerken van een goede folder

De folder ‘folder’

Drie voorbeelden van het werken op basis van folders

1. Groene straten

Een natuurlijke aankleding van de woonomgeving zorgt steevast voor een hogere waardering van bewoners. Deze wijken hebben ook minder last van vandalisme, graffiti en criminaliteit. Het verzoek om groene straten is ook een regelmatig terugkerend thema tijdens bijeenkomsten van wijkraden. Dit was voor een gemeente een aanleiding om een folder (Groene Straten) uit te geven waarin een tiental groene wijken getoond worden. De voorbeelden zijn zodanig gekozen dat een breed scala aan mogelijkheden aan bod komt. De folder is rijk geïllustreerd met foto’s, schema’s en ontwerpschetsen. Toelichtingen van stedebouwkundigen, bestuurders, de gemeentelijke groenvoorziening en uiteraard vele omwonenden tonen de verschillende gezichtspunten. Door de vele voorbeelden kan de lezer eindeloos combineren om tot oplossingen in de eigen woonomgeving te komen. De folder blijkt zeer overtuigend en haalt zelfs de notoire twijfelaars over de streep. De folder wordt jaarlijks herzien en waar mogelijk voorzien met voorbeelden uit de eigen gemeente.

2. De Heksenkring

Een bibliotheek besluit om een discussie-avond te organiseren over één van hun meest geleende boeken. Een aantal vrouwen dat deze avond bezoekt besluit om meer van dit soort bijeenkomsten te organiseren door een discussieclub op te richten. Men maakt een eenvoudige folder waarin vrouwen opgeroepen worden om mee te doen. De folder wordt in het folderrek geplaatst in bibliotheken en buurthuizen in de gemeente. Er zijn tientallen aanmeldingen voor de Heksenkring, zoals de discussiegroep zich noemt. Door het grote aantal aanmeldingen ontstaan zelfs een aantal Heksenkringen. Het gekozen concept blijkt levensvatbaar en het aantal Heksenkringen breidt zich gestaag uit. Sommige Heksenkringen houden het algemeen, terwijl andere zich specialiseren op bijvoorbeeld een bepaalde schrijver of genre. Ook in andere gemeentes wordt de folder goed ontvangen en worden Heksenkringen opgericht. Een aantal Heksenkringen schrijft haar eigen folder. Sommige hebben zelfs een nieuwsbrief compleet met uitgebreide recensies van besproken boeken, overzichten van nieuw verschenen boeken en specifieke items. Speciale thema-avonden worden aangekondigd met een ‘Heksenkring’ folder.

3. Indicatorplanten en waterkwaliteit

In Nederland is meer dan 100.000 kilometer sloot. Op een symposium ‘natuurlijke sloten’ wordt een interessante lezing gegeven over het signaleren van een verandering van de waterkwaliteit aan de hand van slechts 20 waterplanten. Door de aanwezigheid van de soorten over meerdere jaren te volgen kan iedere beheerder het effect van zaken als onderhoud en peilbeheer eenvoudig monitoren. In de lezing wordt nadrukkelijk verwezen naar de cursus ‘Indicatorplanten en waterkwaliteit’. Op het symposium is een postersessie van de cursus met een uitgebreid overzicht van de cursus. Tevens is een schitterend uitgevoerde folder van de cursus mee te nemen (met daarin een korte samenvatting van de cursus, uitklapbare overzichten en enkele tekstfragmenten alsmede praktische gegevens als tijdsduur en de kosten). Meer informatie is te vinden op de bijbehorende website. De folder blijkt dermate goed ontworpen dat vrijwel iedere aanvraag voor een cursus (door een symposiumganger) wordt gehonoreerd door het bedrijf. De dure folder verdient zich binnen de kortste keren terug.

-